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14/04/2020
Diritto del Mercato dei Capitali

MERCATI FINANZIARI | COVID-19 | Consob emana indicazioni operative al mercato su modalità di svolgimento delle assemblee

In data 10 aprile 2020 la Consob, mediante la comunicazione n. 3/2020 (“Comunicazione”) ha fornito al mercato alcune indicazioni operative in materia di modalità di svolgimento delle assemblee ordinarie e straordinarie.

La Comunicazione in esame richiama le società quotate ad adoperarsi affinché siano assicurate a tutti gli azionisti le condizioni per la partecipazione e per l’esercizio del voto a distanza, facendo ricorso ad almeno uno fra i vari strumenti indicati nell’articolo 106 del D. L. n. 18 del 17 marzo 2020 (“Decreto Cura Italia”), tra i quali il voto elettronico o per corrispondenza, l’intervento da remoto mediante mezzi di telecomunicazione, il ricorso al rappresentante designato ai sensi dell’art. 135-undecies del D. Lgs 58/1998 (“TUF”)[1].

Tale Comunicazione si è resa necessaria alla luce delle recenti disposizioni introdotte dal legislatore con l’art. 106 del Decreto Cura Italia, il quale ha previsto una disciplina specifica volta a regolamentare i termini e le modalità di svolgimento della stagione assembleare in corso, contemperando il diritto degli azionisti alla partecipazione e al voto in assemblea con le misure di sicurezza imposte in relazione all’epidemia da COVID-19[2].

Con riguardo ai citati strumenti di partecipazione e voto a distanza, la Consob ha richiamato l’attenzione degli emittenti sulle disposizioni che richiedono la riservatezza del voto fino all’inizio dello scrutinio in assemblea sia con riferimento al voto esercitato per corrispondenza e al voto espresso prima dell’assemblea ai sensi dell’art. 143-ter del Regolamento Consob 11971/1999 (“Regolamento Emittenti”), sia con riguardo alle deleghe con istruzioni di voto conferite dagli azionisti al rappresentante designato[3].

Relativamente all’identificazione dei soggetti legittimati alla partecipazione e al voto in assemblea, la Consob ha precisato che ai sensi dell’art. 106, comma 2, del Decreto Cura Italia le società possono utilizzare in via esclusiva i mezzi di telecomunicazione purché sia garantita l’identificazione dei soggetti che con i predetti mezzi partecipano all’assemblea.

Nelle ipotesi in cui le società prevedano la partecipazione in assemblea esclusivamente tramite il rappresentante designato ai sensi dell’art. 135-undecies del TUF al Consob ha evidenziato la necessità che tutte le proposte di deliberazione su ciascun punto all’ordine del giorno siano pubblicate prima della stessa assemblea, in tempo utile per permettere agli azionisti di esercitare il diritto di voto attraverso la delega al rappresentante designato (in tempo utile per eventuali adeguamenti al relativo modulo di delega).

Pertanto, secondo l’Autorità, l’ordine del giorno deve essere formulato in modo analitico per consentire agli azionisti di votare attraverso il conferimento di deleghe al rappresentante designato su ciascuna delle materie su cui è richiesta una decisione assembleare. In merito la Consob ha sottolineato che, qualora le relazioni illustrative ex art. 125-ter del TUF non contengano proposte su ciascuna materia all’ordine del giorno con riguardo ad alcune scelte che la legge o lo statuto rimette all’assemblea, escludendo così la partecipazione diretta dei soci in assemblea, al fine di consentire la raccolta delle deleghe di voto su ciascuna materia all’ordine del giorno, è necessario che:

  • le proposte di delibera degli azionisti di maggioranza siano trasmesse alla società con congruo anticipo rispetto alla data dell’assemblea o in conformità a quanto previsto dall’art. 126-bis del TUF per gli azionisti titolari di partecipazioni qualificate o al momento della presentazione delle liste, per le materie connesse al rinnovo degli organi sociali, ovvero entro il termine eventualmente indicato dalla società nell’avviso di convocazione per la presentazione di proposte individuali di delibera;
  • con specifico riguardo alle assemblee di rinnovo degli organi sociali, coloro che presentano liste di candidati alla nomina di amministratori e/o sindaci indichino il candidato che intendono proporre all’assemblea come presidente dell’organo amministrativo, nell’ipotesi in cui lo statuto rimetta tale scelta all’assemblea, e/o il candidato che si intende proporre come presidente dell’organo di controllo qualora la lista dovesse risultare come “lista di minoranza”.

Per quanto riguarda la presentazione in assemblea di proposte individuali di delibera sulle materie all’ordine del giorno, ai sensi dell’art. 126-bis, comma 1, terzo periodo, del TUF, nei casi in cui sia previsto che la partecipazione avvenga esclusivamente tramite il rappresentante designato ai sensi del Decreto Cura Italia, la Consob ha reso noto che:

  • non risulta possibile la presentazione di proposte individuali direttamente in sede assembleare tramite lo stesso rappresentante designato;
  • nella fase attuale in cui, per esigenze sanitarie, può essere preclusa la partecipazione fisica dei soci in assemblea, le società possono prevedere nell’avviso di convocazione un adeguato termine per la presentazione di proposte individuali di delibera sulle materie all’ordine del giorno da parte di coloro ai quali spetta il diritto di voto, da pubblicare sul sito internet della società; tale termine dovrà essere individuato in modo tale da consentire ai soci l’esercizio del voto per delega tramite il rappresentante designato su ciascuna proposta di delibera pubblicata.

Come noto, in deroga all’art. 135-undecies, comma 4, TUF – ai sensi del quale al rappresentate designato possano essere attribuite deleghe solo ai sensi e per gli effetti del medesimo articolo – il Decreto Cura Italia ha previsto che a quest’ultimo potranno essere conferite anche deleghe e/o subdeleghe ex 135-novies, TUF, in qualità di rappresentante semplice del singolo azionista. Tuttavia, la Consob ha sottolineato che al rappresentante designato dalla società possano essere conferite solo deleghe con istruzioni di voto sulle singole materie all’ordine del giorno su cui si intende votare e che anche le deleghe o subdeleghe ex art. 135-novies del TUF al rappresentante designato debbano contenere istruzioni di voto per essere considerate efficaci.

Con specifico riguardo al diritto di porre domande prima dell’assemblea ai sensi dell’art. 127-ter del TUF, si rammenta che la citata norma, come da ultimo modificata con il D. L. n. 49/2019[4], prevede due diversi e alternativi termini per la presentazione delle domande da parte di coloro ai quali spetta il diritto di voto (ossia per gli azionisti che siano tali anche alla data della c.d. record-date indicata dall’art. 83-sexies, comma 2, del TUF). La scelta tra i due termini è rimessa agli emittenti e della stessa dovrà essere data notizia nell’avviso di convocazione dell’assemblea, ai sensi del citato art. 127-ter del TUF, per consentire agli azionisti di conoscerla. Ciò posto, nelle ipotesi in cui le società dovessero optare per l’esercizio del voto esclusivamente tramite il rappresentante designato o il voto per corrispondenza ossia senza la partecipazione fisica dei soci in assemblea, la Consob ha precisato che una delle opzioni possibili per contemperare l’interesse della società ad avere tempo sufficiente per rispondere alle domande e quello degli azionisti di conoscere le risposte prima della scadenza del termine per conferire o revocare le deleghe al rappresentante designato, sarebbe quella, già scelta da diverse società, di prevedere per la presentazione delle domande il termine di sette giorni di mercato aperto prima dell’assemblea previsto dall’art. 127-ter, comma 1-bis, del TUF, valutando la possibilità di ridurre, anche se di poco, il termine a disposizione della società per rispondere (almeno due giorni prima dell’assemblea ai sensi dell’art. 127-ter, comma 1-bis, del TUF), così da fornire tali risposte prima della scadenza del citato termine per conferire o revocare la delega.

In ordine alle deleghe, la Consob ha sottolineato che la disciplina in materia di sollecitazione di deleghe di voto di cui agli artt. 136 e ss. del TUF, come attuata dagli artt. 135 e ss. del Regolamento Emittenti, resta ferma anche nell’ipotesi in cui le società decidano di consentire l’intervento in assemblea esclusivamente tramite il rappresentante designato. Di conseguenza:

  • ai sensi dell’art. 138, comma 1, del Regolamento Emittenti, la sollecitazione non potrà svolgersi inviando direttamente al rappresentante designato i moduli di delega relativi alla stessa sollecitazione;
  • per l’espressione del voto in assemblea, le deleghe raccolte nell’ambito della sollecitazione dovranno essere conferite dal promotore al rappresentante designato dalla società a titolo di subdelega ai sensi dell’articolo 135-novies del TUF;
  • nella ipotesi in cui è prevista la subdelega al rappresentante designato non trovano applicazione le disposizioni che consentono al promotore – nei casi indicati dagli articoli 137, comma 3 e 138, comma 4, del Regolamento Emittenti – di esercitare il voto in modo difforme da quello proposto, ove espressamente autorizzato dal soggetto sollecitato, nel caso in cui si verifichino circostanze di rilievo, ignote all’atto del rilascio della delega e che non possono essere a questi comunicate, tali da far ragionevolmente ritenere che lo stesso, se le avesse conosciute, avrebbe dato la sua approvazione.

Infine, secondo la Consob, a causa delle misure restrittive adottate dal Governo in relazione all’epidemia da COVID-19 che potrebbero determinare per gli intermediari ritardi nella trasmissione delle comunicazioni agli emittenti necessarie per la legittimazione all’intervento in assemblea e all’esercizio del diritto di voto, resta ferma, ai sensi dell’art. 83-sexies, comma 4, del TUF, “… la legittimazione all’intervento e al voto qualora le comunicazioni siano pervenute all’emittente oltre i termini indicati nel presente comma, purché entro l’inizio dei lavori assembleari della singola convocazione”.

 

Il contenuto di questo articolo ha valore solo informativo e non costituisce un parere professionale. Per ulteriori informazioni contattare Lukas Plattner.

 

[1] In merito vengono in considerazione le regole previste dall’art. 127 del TUF (“Voto per corrispondenza o in via elettronica”), dall’art. 135-undecies del TUF e dalle relative norme di attuazione contenute nel Regolamento Emittenti per: (i) l’espressione del voto per corrispondenza (artt. 140 ss. Regolamento Emittenti); (ii) il ricorso a una o più forme di partecipazione in assemblea con mezzi elettronici (art. 143-bis del Regolamento Emittenti); (iii) l’espressione del voto prima dell’assemblea mediante mezzi elettronici (art. 143-ter Regolamento Emittenti); (iv) il ricorso al rappresentante designato ai sensi dell’art. 135-undecies del TUF (art. 134 Regolamento Emittenti).
[2] Cfr. l’alert già pubblicato in data 18 marzo 2020: “Assemblee 2020 Proroga termini a 180 giorni, voto a distanza e rappresentante designato per gli emittenti quotati.
[3] In particolare, si rammentano le disposizioni in forza delle quali il presidente dell’organo di controllo nonché gli eventuali dipendenti e ausiliari di quest’ultimo sono responsabili, fino allo scrutinio in assemblea, della custodia e della riservatezza delle schede di voto e delle dichiarazioni di revoca, nel caso di voto per corrispondenza, ovvero della riservatezza dei dati relativi ai voti (e alle eventuali revoche), nel caso di esercizio del voto mediante mezzi elettronici prima dell’assemblea; nonché quelle che prevedono, con riferimento al rilascio delle deleghe al rappresentante designato dalla società, la responsabilità di quest’ultimo di garantire la riservatezza sulle istruzioni di voto fino all’inizio dello scrutinio in assemblea, salva la possibilità di comunicare tali informazioni ai propri eventuali dipendenti e ausiliari soggetti al medesimo dovere di riservatezza.
[4] Si fa in particolare riferimento al Decreto Legislativo 10 maggio 2019, n. 49 (“Attuazione della direttiva 2017/828 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 17 maggio 2017, che modifica la direttiva 2007/36/CE per quanto riguarda l’incoraggiamento dell’impegno a lungo termine degli azionisti”).

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